如果希望创建一组文档(如一个寄给多个客户的套用信函或一个地址标签页)，可以使用邮件合并。每个信函或标签含有同一类信息，但内容各不相同。例如，在致客户的多个信函中，可以对每个信函进行个性化，称呼每个客户的姓名。每个信函或标签中的唯一信息都来自数据源中的条目。

　　邮件合并过程需要执行以下所有步骤：

　　1.设置主文档。主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。

　　2.将文档连接到数据源。数据源是一个文件，它包含要合并到文档的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。

　　3.调整收件人列表或项列表。Microsoft Office Word 为数据文件中的每一项(或记录)生成主文档的一个副本。如果数据文件为邮寄列表，这些项可能就是收件人。如果只希望为数据文件中的某些项生成副本，可以选择要包括的项(记录)。

　　4.向文档添加占位符(称为邮件合并域)。执行邮件合并时，来自数据文件的信息会填充到邮件合并域中。

　　5.预览并完成合并。打印整组文档之前可以预览每个文档副本。

　　您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。

　　提示：还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。

　　设置主文档

　　1.启动 Word。

　　默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。

　　2.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。

　　3.单击要创建的文档的类型。

　　例如，您可以创建：

　　●一组信封：所有信封的寄信人地址都相同，但每个信封的收信人地址都不相同。单击“信封”，然后在“信封选项”对话框的“信封选项”选项卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。

　　●一组地址标签：每个标签都显示一个人的姓名和地址，但每个标签上的姓名和地址都不相同。单击“标签”，然后在“标签选项”对话框中指定所需标签类型。

　　●一组套用信函或电子邮件：所有信函或邮件的基本内容都相同，但每一信函或邮件还包含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。单击“信函”或“电子邮件”创建相应类型的文档。

　　●目录：每一项都会显示相同类型的信息，如名称和说明，但每一项的名称和说明都不相同。单击“目录”创建此类型文档。

　　恢复邮件合并

　　如果需要停止邮件合并，可以保存主文档，以后再恢复合并。Microsoft Office Word 将保留数据源信息和域信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。

　　1.当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。

　　Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。

　　2.由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。

　　此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。

　　3.单击“邮件”选项卡，恢复工作。

　　将文档连接到数据源

　　要将信息合并到主文档，必须将文档连接到数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。

　　选择数据文件

　　1.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。

　　2.请执行下列操作之一：

　　●如果要使用 Outlook 中的“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。

　　有关使用 Microsoft Outlook 联系人列表的提示

　　●如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。

　　对于 Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于 Access，可以从数据库中定义的任何表或查询中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：

　　●来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB 提供程序或 ODBC 驱动程序(Microsoft Office 附带了许多这类数据库程序)。

　　●包含单个表的 HTML 文件。表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。

　　●电子通讯簿：

　　●Microsoft Outlook 通讯簿

　　●Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表

　　●用 MAPI 兼容的邮件系统(如 Microsoft Outlook)创建的任何类似地址列表。

　　●Microsoft Word 文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录。还可以使用域名源作为数据源。

　　●任何包含由制表符或逗号分隔的数据域以及由段落标记分隔的数据记录的文本文件。

　　●如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。

　　注释：如果安装了 2007 Microsoft Office system(而不是单独安装 Microsoft Word)，则还可以使用 Microsoft Query 来构造查询并从外部数据源检索所需的数据。

　　调整收件人列表或项列表

　　您在连接某个数据文件时，可能不希望将该数据文件中所有记录的信息都合并到主文档。

　　要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请执行下列操作：

　　1)在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。

　　2)在“邮件合并收件人”对话框中，请执行下列任一操作：

　　●选择单个记录：此方法最适合短列表的情况。选中要包括的收件人旁边的复选框，清除要排除的收件人旁边的复选框。

　　如果合并时只希望包括少数几个记录，可以清除标题行的复选框，然后只选中要合并的记录。同样，如果要包含列表中的大部分内容，则可选中标题行中的复选框，然后清除不想包含的记录的复选框。

　　●排序记录：单击您要作为排序依据的项目的列标题。将按字母顺序升序(从 A 到 Z)对列表进行排序。再次单击该列标题，将按字母顺序降序(从 Z 到 A)对列表进行排序。

　　如果要进行更复杂的排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，并在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。例如，如果要在每个邮政编码内，将收件人地址按姓氏以字母顺序排序，并且邮政编码按数字顺序排列，则可以使用这种排序方法。

　　●筛选记录：如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录，这种方法十分有用。筛选列表后，可以使用复选框包含和排除记录。

　　要筛选记录，请执行下列操作：

　　1.在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。

　　2.在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上，选择要应用的筛选条件。

　　例如，如果仅为国家/地区是澳大利亚的地址生成主文档副本，则单击“域”列表中的“国家或地区”，“比较”列表中的“等于”，以及“比较对象”列表中的“澳大利亚”。

　　3.若要进一步调整筛选，请单击“与”或“或”，并指定更多的条件。

　　例如，如果只为慕尼黑的企业生成主文档副本，则筛选“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名称”域不为空的记录。如果在此筛选中使用“或”而不使用“与”，邮件合并将包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名称的所有地址。

　　注释：如果已经安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。

　　向文档添加称为邮件合并域的占位符

　　将主文档连接到数据文件之后，就可以键入文档文本并添加占位符，占位符用于指示每个文档副本中显示唯一信息的位置。

　　占位符(如地址和问候语)称为邮