第一步：各项设置完成以后，打开一个Windows系统下的文本编辑工具，如Word 2000，准备好传真内容（撰写或从别处复制等）后单击“文件”菜单一“发送”一“传真收件人”。

第二步：在随后弹出的“传真发送向导”对话框中，键入收件人姓名、“位置”、“传真号码”等。如果是往外地传真，还要加上长途区号，设置“拨号规则”；如果要将传真文件发送多人，可以在各项中逐个输入收件人的相关信息后，单击“添加”。设置结束单击“下一步”。

第三步：在“准备首页”对话框中选择首页模板，并可以通过右侧的预览窗口预览模板文件；在主题行中键入传真文件主题，并根据需要填写备注信息。此信息将被自动添加到传真文件的首页。完成后，单击“下一步”。

第四步：在“计划”对话框中指定何时发送传真，并对该传真文件设置优先值，到此传真发送向导设置完成。如果设置的是立即发送，单击“完成”，传真文件就会被立刻发送出去。

第五步：当有传真发来时，电脑如果处于开机状态，根据电话铃声设置，会自动启动传真工具接收传真文件。接收完成后在系统的任务栏中出现一个接收到新传真文件的图标，同时系统会将传真文件以图形文件的格式，保存在设置好的文件夹中。我们可以在“传真控制台”中进行查看，也可以通过一些看图工具直接对传真文件进行浏览。如果电脑未开机，那就没有办法收到传真。